Manglende arbejdsgiverkontrol af rejsegodtgørelse

Manglende arbejdsgiverkontrol af rejsegodtgørelse 

Manglende kontrol hos arbejdsgiver betød beskatning af skattefri rejsegodtgørelse hos medarbejderen

SKAT fortsætter med at underkende skattefrie godtgørelser på grund af arbejdsgiverens manglende kontrol. I den seneste dom, SKM2018.61.BR, blev en lastbilchauffør, som havde rejst i forbindelse med sit arbejde, skattepligtig af udbetalingen af den modtagne skattefrie rejsegodtgørelse for årene 2013 og 2014, da arbejdsgiveren efter SKATs opfattelse ikke havde opfyldt sin kontrolforpligtelse.

Rejse- og befordringsbekendtgørelsen fastsætter de fundamentale betingelser, der skal være opfyldte, forinden en arbejdsgiver kan udbetale skattefrie godtgørelser.

Udbetalingen af skattefri godtgørelse kan først ske,når arbejdsgiverens kontrol er dokumenteret at være gennemført. Kontrollen sikres bedst ved enten at lave en påtegning på afregningsbilaget eller med et stempel eller lignende, som bør være ensartet hver gang.

Afregningsbilaget, som danner grundlag for udbetalingen, skal indeholde modtagerens navn, adresse og CPR-nr., rejsens erhvervsmæssige formål, start- og sluttidspunkt, rejsens mål – evt. delmål, de anvendte satser samt beregning af rejsegodtgørelsen.

Det er arbejdsgiverens pligt at sikre, at der foreligger et korrekt udfyldt afregningsbilag, når der udbetales skattefrie godtgørelser.

Sagen i SKM2018.61.BR
Sagen drejede sig om en lastbilchauffør, der havde kørt til Finland og Sverige og overnattet i forbindelse med sit arbejde. Spørgsmålet var, om lastbilchaufføren opfyldte alle betingelserne for at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse i 2013 og 2014 på hhv. DKK 124.670 og DKK 74.353.

Arbejdsgiveren havde udbetalt skattefri rejsegodtgørelse på baggrund af kørselsrapporter, lastbilens fartskriver og GPS. Men arbejdsgiveren havde ikke kontrolleret, om medarbejderen var berettiget til de udbetalte godtgørelser. 

Dette forudsætter et afregningsbilag, som indeholder de tidligere nævnte oplysninger, samt at afregningsbilaget positivt er kontrolleret af arbejdsgiveren. De fremlagte kørselsrapporter var meget detaljerede og indeholdt en del oplysninger, såsom lastbilchaufførens navn, dato, bilens oplysninger, klokkeslæt og mål og delmål. Dog manglede der oplysninger om beregning af rejsegodtgørelsen, og den sats der var anvendt.

Byretten udtalte, at allerede da arbejdsgiveren ikke havde opfyldt sin kontrolpligt, skulle de skattefrie godtgørelser beskattes i årene 2013 og 2014. Byretten lægger i lighed med SKAT vægt på, at arbejdsgiver ikke har lavet en påtegning på afregningsbilaget, enten i form af et stempel eller underskrift, som sandsynliggør, at arbejdsgiver har overholdt kontrolforpligtelsen.

Byretten fandt herudover, at kørselsrapporterne var mangelfulde og kunne derfor ikke danne grundlag for udbetaling af den skattefrie rejsegodtgørelser. Lastbilchaufføren blev derfor beskattet af de udbetalte skattefrie rejsegodtgørelser. SKAT godkendte dog et ligningsmæssigt rejsefradrag for begge år.

Vores opfattelse
SKAT stiller slet ikke stiller spørgsmålstegn ved, om lastbilchaufføren har været på rejse.

Dette ses meget klart af, at SKAT i stedet for de skattefrie rejsegodtgørelser godkender lastbilchaufføren et ligningsmæssigt rejsefradrag på hhv. 25.000 kr. og 25.500 kr i 2013 og 2014.

Afgørelsen statuerer endnu engang, at det afgørende for at udbetale skattefrie godtgørelser er, at arbejdsgiveren udfører en effektiv kontrol af afregningsbilaget. 

Selv om afregningsbilaget ikke skal være udformet på en bestemt måde, skal alle de krævede oplysninger være tilstede og synlige for den, der skal kontrollere.

Hvis kontrollen var blevet gennemført på tidspunktet for udbetaling af godtgørelserne, kunne de manglende oplysninger på afregningsbilaget være afhjulpet.

En ”stiltiende” kontrol, som arbejdsgiveren anfører i sagen, er ikke dokumentation. Det vil sige, at bare den kendsgerning, at arbejdsgiveren har udbetalt godtgørelse eller anbragt bilaget i en bestemt mappe, opfylder ikke betingelserne i bekendtgørelsen.

Denne publikation er skrevet i generelle vendinger og skal alene betragtes som generel vejledning. Du bør ikke handle eller undlade at handle uden at have fået professionel rådgivning. Kontakt danrevi for at drøfte de specifikke problemstillinger.